仕組みさえ作ってしまえばやれるものなんだなと。
ゴールデンウィークに事務所の模様替えをした時に
同じ部屋を共有しているスタッフ二名と
ひとつの約束事を作りました。
｢机の上はクリアにして帰ること｣
それまでは机の上が私を筆頭にぐっちゃぐちゃで
結果積み残しの仕事や書類の紛失など
本業以外の部分でムダなことをしているなと感じていました。
そんな時に思い出したのが、
年末の郵便局の窓口のとあるスタッフさん。
大規模な郵便局で行列もできており
時節柄とても忙しかったのですが、
その方の周りはとても綺麗だったのです。
それは、特定の商品を取り出してきて
窓口のお客様に渡したあとに、
きちっとそれを元あった場所に直してから
次のお客様の対応を行っていたからです。
一つ一つの案件をきちっと終わらせているので、
こちらも安心して話をすることができます。
｢ああ、どんなに忙しかったとしても
出したものは片付けたほうが安心するんだな」と。
子供に言うような当たり前のことですが、
これが出来ないものなんです。
そうは言っても積み残しの仕事は必ず発生します。
そこで、スタッフひとりごとにBOXを用意して
積み残す仕事はすべてそこに入れることにしました。
この時のポイントは、分類をしないこと。
朝来たらBOXをひっくり返して全部見て
帰る時には逆に流しこむようにBOXに入れる。
机をクリアにして帰るためのハードルを
極力下げたかったからです。
PCで言うと、机はメモリーで本棚がハードディスク、などと
よく言われているように、
机はワークスペースであって保管庫ではありません。
そんな単純なことでも、
ルールが決まっていないとあっという間に守れなくなります。
今回はスタッフを巻き込んでのことで
口やかましく言って申し訳ないなと思いつつ、
でもお互いにルールを守ることで
快適に働ける環境ができるのであれば
全員にとってプラスになるはずだと信じて取り組んできています。
まずは一ヶ月。
これが一年続いたら本物ですね。
